BDO Belgia
Jakie usługi oferuje dla polskich firm — księgowość, podatki, payroll i obsługa VAT
dla polskich przedsiębiorstw to nie tylko standardowa księgowość — to kompleksowy pakiet usług skrojony pod potrzeby firm działających transgranicznie. W zakresie księgowości firma oferuje prowadzenie pełnej księgowości zgodnie z belgijskimi standardami, przygotowanie sprawozdań finansowych, rozliczenia okresowe oraz obsługę e‑deklaracji i elektronicznego przesyłania dokumentów. Dla eksporterów i importerów istotna jest też pomoc przy rozliczaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych i klasyfikacji kosztów pod kątem podatku dochodowego i raportów statystycznych.
Podatki to kolejny filar usług BDO — od bieżącego doradztwa podatkowego, przez optymalizację CIT i podatku od dochodów osób fizycznych, po reprezentację przed belgijskimi organami skarbowymi. BDO wspiera przygotowanie deklaracji podatkowych, wniosków o ulgi i zwolnienia oraz analizuje skutki podatkowe transakcji międzynarodowych, w tym kwestii związanych z cenami transferowymi. Dla polskich firm ważne może być także doradztwo w zakresie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i strukturowania działalności w Belgii.
Payroll w Belgii jest złożony z uwagi na specyfikę lokalnego systemu ubezpieczeń społecznych, składek i rejestracji pracowników. BDO zapewnia obsługę płac — naliczanie wynagrodzeń, przygotowanie pasków płac, rozliczanie składek ZUS‑opodobnych, deklaracje do urzędów pracy i ubezpieczeń społecznych oraz obsługę zatrudnienia cudzoziemców (np. formalności związanych z delegowaniem pracowników). Dla firm zatrudniających ekspatów dostępne są też rozwiązania payrollowe obejmujące pakiety relokacyjne i raportowanie kosztów pracowniczych.
Obsługa VAT obejmuje rejestrację VAT w Belgii, przygotowanie i wysyłkę deklaracji VAT (w tym korekty), rozliczenia importów/eksportów oraz doradztwo w zakresie stawek i obowiązków dokumentacyjnych. BDO pomaga w odzyskiwaniu VAT naliczonego, przygotowuje analizy ryzyka VAT przy handlu transgranicznym i wdraża procedury compliance, które minimalizują ryzyko kar za błędy w rozliczeniach. Szczególnie przydatne są usługi związane z obsługą OSS, rozliczaniem e‑commerce oraz sprawdzeniem prawidłowości dokumentacji faktur międzynarodowych.
W praktyce współpraca z daje polskim firmom korzyści wynikające z połączenia międzynarodowego know‑how i lokalnej znajomości przepisów: lokalni eksperci wspierają w bieżącej księgowości, rozliczeniach podatkowych, payrollu i VAT, a także w przygotowaniu do kontroli i audytów. Przy wyborze usług warto jednak ustalić zakres SLA, język komunikacji (często dostępne wsparcie w języku polskim lub angielskim) oraz sposób przekazywania dokumentów, aby ograniczyć ryzyko nieporozumień i ukrytych kosztów.
Struktura cenowa i modele rozliczeń — stała opłata, stawki godzinowe i koszty ukryte
Struktura cenowa dla polskich firm zwykle opiera się na kilku podstawowych modelach rozliczeń: opłata stała (miesięczny abonament za obsługę księgową i payroll), stawki godzinowe (dla usług doradczych, projektów podatkowych i ad-hoc) oraz rozliczenia „pay-as-you-go” za pojedyncze czynności (np. rejestracje VAT, przygotowanie sprawozdań). BDO, jako międzynarodowa sieć, często oferuje pakiety dla małych i średnich przedsiębiorstw z jasno określonym zakresem usług w ramach jednej, przewidywalnej faktury — co bywa korzystne dla firm planujących budżet w euro. Jednak standardowa oferta może być doprecyzowana indywidualnie w zależności od wielkości działalności, liczby pracowników w Belgii oraz złożoności transakcji międzynarodowych.
Na co zwracać uwagę w cenach: istotne jest, by zrozumieć, co wchodzi w cenę stałą, a co jest traktowane jako usługa dodatkowa. W zakres abonamentu mogą być wliczone bieżące księgowania, deklaracje VAT i comiesięczny payroll, natomiast czynności takie jak przygotowanie sprawozdań rocznych, doradztwo podatkowe, reprezentacja przed urzędami czy optymalizacje podatkowe często są fakturowane osobno na podstawie stawek godzinowych. Poproś o szczegółowy wykaz pozycji i przykłady scenariuszy rozliczeń — to pozwoli uniknąć nieporozumień i ukrytych kosztów.
Koszty ukryte i dodatkowe opłaty — na które polskie firmy powinny być przygotowane — to m.in.: opłaty wdrożeniowe, koszty integracji lub licencji na lokalne oprogramowanie księgowe, tłumaczenia dokumentów, koszty podróży i reprezentacji, opłaty urzędowe oraz ewentualne koszty związane z korektami i audytami. Warto także zwrócić uwagę na klauzule dotyczące indeksacji cen (np. coroczna korekta o wskaźnik inflacji), minimalne okresy umowy i ewentualne opłaty za wcześniejsze rozwiązanie kontraktu.
Praktyczne wskazówki negocjacyjne: domagaj się szczegółowej umowy (engagement letter) z jasno określonym zakresem usług, limitem godzin w ramach stałej opłaty oraz mechanizmem akceptacji prac poza zakresem (change order). Poproś o orientacyjne stawki godzinowe dla różnych poziomów specjalistów (junior, senior, partner) i o przykładowe wyceny typowych zadań. Zapytaj też o możliwość rozliczeń w PLN lub EUR, warunki płatności, terminy i odsetki za opóźnienia — to zmniejszy ryzyko kursowe i cash flow.
Porównując z lokalnymi biurami, pamiętaj, że sieć międzynarodowa często oferuje lepsze wsparcie przy transgranicznych rozliczeniach i większą pewność procedur compliance, ale może być droższa niż mniejsze, lokalne kancelarie. Dlatego do decyzji włącz zarówno kryterium ceny, jak i zakresu usług oraz doświadczenia w obsłudze polskich firm w Belgii — i poproś o kilka ofert porównawczych, aby ocenić stosunek kosztów do wartości.
Krok po kroku: jak założyć współpracę z — wymagane dokumenty i proces wdrożenia
Krok po kroku: jak założyć współpracę z — pierwszym krokiem jest kontakt i wstępna analiza potrzeb. Zazwyczaj rozpoczyna się od krótkiej rozmowy (telefon/online) w której określacie zakres usług: księgowość, VAT, payroll czy pełna obsługa podatkowa. Na tej podstawie BDO przygotowuje ofertę i umowę ramową. Warto już na tym etapie ustalić język komunikacji, oczekiwane terminy raportowania oraz preferowany sposób wymiany dokumentów (e‑mail, portal klienta, EDI).
Lista niezbędnych dokumentów — by przyspieszyć onboarding, przygotuj komplet dokumentów, które BDO poprosi o przedłożenie. Najczęściej są to:
- odpis z rejestru firmy (KRS/CEIDG) lub zaświadczenie o rejestracji spółki,
- ostatnie sprawozdania finansowe i księgi rachunkowe (jeśli istnieją),
- numer VAT UE (jeśli zarejestrowany) lub dane potrzebne do rejestracji VAT w Belgii,
- dane i dokumenty osób reprezentujących firmę (dowody tożsamości, pełnomocnictwa),
- umowy z kontrahentami i dokumentacja płacowa dla pracowników,
- dane do kont bankowych i upoważnienia do rozliczeń bankowych.
Proces rejestracji i formalności — po podpisaniu umowy BDO pomaga w formalnym zarejestrowaniu działalności/oddziału w Belgii (BCE/KBO), uzyskaniu belgijskiego numeru VAT i, jeśli konieczne, w zgłoszeniu do lokalnych urzędów pracy i ubezpieczeń społecznych. Czas trwania tych procedur zależy od rodzaju działalności i kompletności dokumentów, ale zwykle rejestracja i nadanie VAT zajmują od kilku dni do kilku tygodni — w skomplikowanych przypadkach proces może trwać dłużej (notarialne pełnomocnictwa, tłumaczenia przysięgłe).
Techniczne wdrożenie i harmonogram — równolegle BDO konfiguruje systemy księgowe i payroll, ustala harmonogramy raportów i terminy płatności podatków. Obejmuje to integrację z Twoim systemem fakturowania, konfigurację dostępu do portalu klienta oraz przeszkolenie osób kontaktowych. Zwyczajne wdrożenie kompletnego pakietu usług trwa od 4 do 8 tygodni; pierwsze raporty mogą pojawić się już po pierwszym miesiącu rozliczeniowym.
Wskazówki praktyczne i na co uważać — przygotuj przetłumaczone (ew. uwierzytelnione) dokumenty, wyznacz jedną osobę kontaktową po stronie firmy i przyznaj BDO niezbędne pełnomocnictwa, aby uniknąć opóźnień. Upewnij się także, że omawiasz z BDO kwestie archiwizacji dokumentów i transferu danych (RODO). Dobry onboarding to inwestycja: im lepiej przygotowane dane, tym szybciej i sprawniej rozpocznie się obsługa księgowa w Belgii.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura księgowego w Belgii — porównanie BDO z lokalnymi biurami i dużymi sieciami
Wybierając biuro księgowe w Belgii dla polskiej firmy warto zacząć od jasnego kryterium: zakres potrzeb — czy zależy Ci głównie na podstawowej księgowości i rozliczeniach VAT, czy na kompleksowej obsłudze payroll, doradztwie podatkowym i wsparciu międzynarodowym. jako część międzynarodowej sieci oferuje łatwy dostęp do ekspertów od transfer pricing, cross‑border VAT czy międzynarodowego payrollu, co bywa kluczowe dla firm działających jednocześnie w PL i BE. Z drugiej strony lokalne biura często zapewniają bardziej spersonalizowaną obsługę, głębszą znajomość lokalnych zwyczajów administracyjnych i niższe stawki, co może być lepsze dla jedno‑ lub dwuosobowych oddziałów z prostą strukturą księgowości.
Różnice w modelu obsługi i kosztach są istotne: duże sieci takie jak BDO pracują według ustandaryzowanych procedur, mają wielojęzyczne zespoły i dostęp do narzędzi globalnych, ale często wiąże się to ze stałymi opłatami i wyższymi stawkami za specjalistyczne usługi. Lokalne biura mogą oferować elastyczne, tańsze modele i indywidualne podejście, jednak przy złożonych kwestiach międzynarodowych mogą wymagać podwykonawców lub współpracy z zewnętrznymi doradcami, co dodaje ryzyka i kosztów ukrytych. Sprawdź więc, czy wycena obejmuje wszystkie elementy: deklaracje VAT, raporty Intrastat, rozliczenia ZUS/ONSS, deklaracje pracownicze i e‑raportowanie.
Technologia i zgodność z przepisami to kolejny ważny aspekt. Upewnij się, że wybrane biuro obsługuje formaty plików używane w Twoim systemie (np. CSV, SEPA), ma rozwiązania do bezpiecznego udostępniania dokumentów i dba o zgodność z RODO/GDPR. zwykle oferuje zaawansowane platformy do raportowania i integracji, co przyspiesza procesy, ale też może wiązać się z dodatkowymi opłatami za integracje. Lokalne biuro może pracować bardziej „ręcznie”, co bywa tańsze, lecz wolniejsze i mniej skalowalne.
Reputacja, doświadczenie branżowe i dostępność — sprawdź referencje, opinie innych polskich przedsiębiorstw oraz doświadczenie w Twojej branży (np. e‑commerce, produkcja, usługi). Dobrze jest też zwrócić uwagę na poziom dostępności zespołu (czas odpowiedzi, kontakt w języku polskim) oraz warunki umowy: SLA, odpowiedzialność za błędy podatkowe i klauzule dotyczące zakończenia współpracy. Wybór między dużą siecią a małym biurem często sprowadza się do kompromisu między profesjonalizacją procesów a elastycznością obsługi.
Praktyczny szybki checklist pytań przed podpisaniem umowy:
- Czy oferta obejmuje wszystkie obowiązkowe belgijskie deklaracje (VAT, payroll, social security)?
- Jakie są stawki za dodatkowe usługi i czy występują koszty ukryte?
- Jakie systemy IT są używane i czy możliwa jest integracja z Twoim ERP/księgowością?
- Czy zespół zna język polski i ma doświadczenie z klientami z Polski?
- Jakie są warunki odpowiedzialności i SLA w przypadku błędów lub kontroli podatkowej?
Ostatecznie decyzja powinna łączyć ocenę kosztów, zakresu kompetencji oraz poziomu zaufania — dla firm o międzynarodowych potrzebach
może być bezpiecznym wyborem, dla mniejszych, lokalnych operacji warto rozważyć sprawdzone, lokalne biuro z dobrą reputacją.
Praktyczne wskazówki i ryzyka prawno-podatkowe dla polskich przedsiębiorstw współpracujących z BDO w Belgii
Praktyczne wskazówki i najważniejsze ryzyka prawno-podatkowe dla polskich firm współpracujących z zaczynają się od jasnego określenia odpowiedzialności za obowiązki fiskalne i kadrowe. Zadbaj o pisemną umowę (engagement letter) z wyraźnym zakresem usług: kto rejestruje VAT, kto składa deklaracje VAT/korporacyjne, kto prowadzi payroll i kto przechowuje dokumentację. Bez takiego zapisu łatwo o nieporozumienia przy terminach (np. miesięczne lub kwartalne rozliczenia VAT w Belgii), karach za nieterminowość oraz ukrytych kosztach, gdy klient zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za braki w dokumentacji.
Ryzyko stałego zakładu (permanent establishment) to jedno z kluczowych zagrożeń dla firm prowadzących działalność transgraniczną z Polski do Belgii. Już dłuższe delegowanie pracowników, stała baza operacyjna czy znaczące negocjacje handlowe prowadzone lokalnie mogą skutkować powstaniem PE i koniecznością rozliczania podatku dochodowego w Belgii. Przy planowaniu obecności rynkowej warto skonsultować zasady umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz zgromadzić dowody na ograniczony charakter działalności lokalnej (umowy zlecenia, warunki pracy zdalnej, A1 dla ubezpieczeń społecznych).
Payroll i kwestie ubezpieczeń społecznych — Belgia ma złożony system składek i obowiązków zgłoszeniowych (ONSS/RSZ), a błędy w naliczeniach lub brak rejestracji pracownika mogą generować znaczące zaległości. Upewnij się, że jasno informuje o wymaganych dokumentach (np. umowy o pracę, formularze A1, numery identyfikacji podatkowej) i że prowadzi comiesięczne rozliczenia oraz roczne deklaracje. Dobrą praktyką jest wymóg przedstawiania przesłanych deklaracji do zatwierdzenia przez klienta, co zmniejsza ryzyko późniejszych sporów.
Obsługa VAT i kontrole — sprawdź, jak BDO zarządza odzyskiwaniem podatku VAT, fakturami wewnątrzwspólnotowymi i elektronicznym przesyłaniem danych. Polska firma powinna mieć procedury dokumentujące miejsce świadczenia usług, dowody transportu towarów i poprawne fakturowanie, bo belgijskie urzędy VAT bywają restrykcyjne przy audytach. Warto też ustalić z doradcą plan reakcji na kontrolę (kto reprezentuje firmę, jakie dokumenty będą dostarczone) oraz poprosić o informacje o historycznych kontrolach i wynikach .
Dodatkowe praktyczne rady: przed podpisaniem umowy przeprowadź due diligence — sprawdź referencje lokalnego biura, zakres ubezpieczenia odpowiedzialności zawodowej i mechanizmy rozwiązywania sporów. Wynegocjuj przejrzysty model cenowy (stała opłata za pakiet usług + stawki godzinowe za prace ad hoc) i ustal limit kosztów wymagający zgody klienta. Na koniec, dla bezpieczeństwa podatkowego rozważ uzyskanie opinii podatkowej (advance ruling) w newralgicznych kwestiach i regularne przeglądy dokumentacji transferowej oraz zgodności z GDPR — to minimalizuje nieprzyjemne niespodzianki i skutki finansowe w Belgii.
